Zarządzanie czasem może być efektywne, a zarazem proste i przyjemne.
Wystarczy zastosować odpowiednie strategie. Przez słowo „odpowiednie” mam na myśli takie, które są dopasowane do Twoich potrzeb i możliwości. To dlatego większość technik służących efektywnemu zarządzaniu czasem nie działa. Są niedopasowane do Twojego życia, nawyków i schematów, które wypracowywałeś w sobie latami.
W dzisiejszym wpisie pokażę Ci więc, jak ułożyć swoją własną strategię w taki sposób, aby zarządzanie czasem było dla Ciebie efektywne i satysfakcjonujące. Przedstawię Ci 3 podstawowe moim zdaniem zasady, którymi warto się kierować podczas planowania swojego czasu. Pokażę Ci narzędzia, z których ja sam korzystam. Na koniec przedstawię Ci 2 największe przeszkody, które utrudniają efektywne zarządzanie czasem i sposoby, dzięki którym sobie z nimi poradzisz.
Czeka Cię sporo zadań do zrealizowania, więc najlepiej weź teraz kartę papieru i długopis, zrób sobie kubek ulubionej kawy lub herbaty i… do dzieła! 😉
Własna strategia zarządzania czasem
Zarządzanie czasem to tak naprawdę jedna lub (najczęściej) kilka połączonych ze sobą technik służących planowaniu i efektywnemu wykorzystywaniu swojego czasu. Wydaje się więc oczywiste podanie Ci po prostu kilku gotowych sposobów czy narzędzi do samodzielnego zastosowania. To niestety jednak nie jest takie proste.
Zauważ, że najczęściej mając do dyspozycji jakieś techniki czy narzędzia, my wiemy, że należy je po prostu stosować i cieszyć się efektywną pracą czy wypoczynkiem. Problem polega jednak na tym, że to nie do końca tak działa. Jeśli próbowałeś już w przeszłości stosować techniki służące efektywnemu zarządzaniu czasem, pewnie wiesz, o czym mówię.
Często wkrada się tutaj prokrastynacja (czyli odkładanie rzeczy na później) lub perfekcjonizm. Dlatego właśnie większość z nas wie jak zarządzać swoim czasem. My po prostu tego nie stosujemy.
Więc aby zarządzanie czasem było skuteczne, trzeba użyć odpowiedniej strategii. A ta będzie skuteczna tylko wtedy, kiedy będzie dopasowana indywidualnie do Ciebie i do Twoich potrzeb.
Nie wiem przecież, jakie masz obowiązki, jakie cele, w jakich pracujesz godzinach, w jakich godzinach śpisz, a już tym bardziej ile masz motywacji i o jakiej porze masz najwięcej energii do działania. To Ty znasz siebie najlepiej, a więc jedyną działającą strategią będzie taka, którą Ty wypracujesz sobie sam.
Zaczniemy w takim razie od ogólnych fundamentów, które są uniwersalne dla każdej osoby chcącej lepiej zarządzać swoim czasem, a o których prawie zawsze zapominamy. Oto one.
3 zasady skutecznego zarządzania czasem:
- Zacznij budować małe nawyki.
Kiedy się rodzimy, jesteśmy jak czysta kartka, na której dopiero będziemy zapisywali swoje doświadczenia, przekonania, nawyki i schematy myślowe. Jeśli planujesz stale korzystać z technik i narzędzi, które Ci tutaj przedstawię, warto przekuć je w nawyk, który z czasem stanie się nieodłączną częścią Ciebie.
Budowanie nawyków to złożony temat, natomiast podstawową zasadą każdego nawyku jest zaczynanie od małych rzeczy. Zacznij więc z podejściem, że jesteś jak taka czysta kartka i wprowadzaj małe, stopniowe zmiany. Nie szukaj ogromnych rewolucji. Wprowadzaj zmiany jedną po drugiej, zwiększając coraz bardziej efektywność płynącą z ich stosowania. Z czasem będą one silną podstawą pod o wiele trudniejsze i bardziej wymagające nawyki. - Traktuj zarządzanie czasem jak strategię.
Żyjemy w świecie natychmiastowej gratyfikacji. Technologia umożliwia nam dziś natychmiastowy dostęp do informacji, kontaktu ze znajomymi, konta bankowego, pracy… Dlatego nawyki buduje się tak trudno. Oczekujemy, że wprowadzając jakieś techniki czy narzędzia, dotyczące efektywnego planowania czasu, będą działały od razu i dawały maksymalnie dużo efektów. Jest na to niewielka szansa, dlatego daj sobie czas. Uważam, że mądre zarządzanie czasem wymaga najpierw jego zainwestowania w zdobywanie informacji, próbowanie i wyciąganie wniosków, a następnie stosowanie tego, co sprawdza się najlepiej właśnie w Twoim codziennym życiu. - Podejdź do tego jak naukowiec.
Naukowiec, który prowadzi badania, próbuje czegoś nowego, a następnie wyciąga wnioski po próbie i jeśli się nie powiedzie, próbuje jeszcze raz. I tak aż do skutku. Mocno Cię zachęcam do takiego podejścia. Udowodnione jest, że dorośli najefektywniej uczą się przez doświadczenia. Dlatego szukaj jak najwięcej narzędzi, eksperymentuj, doświadczaj i wyciągaj wnioski. To, co u Ciebie się sprawdza, stosuj dalej. To, co nie działa, możesz śmiało odrzucić albo przerobić według własnego uznania i testować dalej. Baw się tym!
Teraz kiedy znasz już zasady tworzenia własnej strategii zarządzania czasem, pora, aby zająć się jej utworzeniem.
Po co chcesz planować swój czas?
To pierwsze i najważniejsze pytanie, na które powinieneś sobie odpowiedzieć. Określenie korzyści i wybranie spośród niech jednej najważniejszej pozwoli Ci ułożyć pod nią cały swój plan. Oto przykładowe korzyści, które moim zdaniem są warte uwagi:
- efektywniejsza praca
- spokojniejszy sen
- więcej czasu na pasję
- więcej czasu na relacje, związek, rodzinę
- skuteczniejsza realizacja celów
- więcej czasu dla siebie w ciągu dnia
- lepsza równowaga w życiu codziennym
Ćwiczenie (ok. 10 min):
- Wypisz wszystkie korzyści, które daje Ci zarządzanie swoim czasem.
- Wybierz jedną, najważniejszą Twoim zdaniem korzyść, na której będziesz chciał się skupić i pod nią ułożyć całą swoją strategię zarządzania czasem.
Teraz kiedy już wiesz, po co chcesz lepiej zarządzać swoim czasem, pokażę Ci techniki i narzędzia, którymi możesz się zainspirować podczas układania swojej własnej strategii. To sposoby, z których ja korzystam, więc wszystko, co opisałem poniżej, przetestowałem w praktyce i wiem, że działa. Natomiast działa u mnie. Zachęcam Cię do próbowania, eksperymentowania, a nawet tworzenia własnych narzędzi, pamiętając oczywiście o trzech powyższych zasadach.
Nie musisz korzystać z każdego narzędzia. Jeśli chcesz, wybierz sobie tylko jedno i na nim się skup. Niech będą one dla Ciebie inspiracją.
Planowanie czasu w kalendarzu
Zwykły papierowy kalendarz, który pełni rolę Twojego głównego narzędzia do planowania czasu. Możesz zapisywać tutaj wszystkie swoje cele, plany, ważne telefony itd. Są osoby, które wolą elektroniczne kalendarze czy programy typu Nozbe. Ja jestem zwolennikiem tradycyjnej papierowej wersji, jednak możesz śmiało używać wersji elektronicznej, jeżeli uważasz, że będzie ona dla Ciebie bardziej wygodna.
Jak ja to robię?
Dla mnie kalendarz jest absolutną podstawą i głównym „centrum dowodzenia” mojego zarządzania czasem. Zapisuję tutaj wszystkie najważniejsze cele i działania, które chcę wykonać w danym dniu. Raz w tygodniu (w moim przypadku w niedzielę) tworzę tzw. plan działania na cały tydzień, czyli rozbijam swoje cele długoterminowe na mniejsze, których wykonanie planuję w konkretne dni tygodnia.
Nie planuję zadań o konkretnych godzinach, ponieważ cenię sobie autonomię, natomiast zachęcam Cię tutaj do próbowania, czy może jednak lepiej sprawdzi się u Ciebie godzinowe planowanie zadań. Tak jak pisałem powyżej, baw się w naukowca — próbuj, eksperymentuj i doświadczaj na sobie.
Ćwiczenie (ok. 15 min)
- Porozglądaj się za kalendarzami w internecie. Zastanów się, jaka forma kalendarza będzie dla Ciebie najbardziej praktyczna (dzielony na dni, tygodnie itd).
- Wybierz się po niego do sklepu lub zamów go w internecie.
- Po zakupie możesz go zmodyfikować według własnego uznania. Możesz go podzielić na różne obszary, np. nauka, praca, odpoczynek itd. Możesz codziennie planować jedną małą rzecz dla każdego ważnego dla Ciebie obszaru w życiu (np. relacje — telefon do mamy, praca — napisanie 5 stron projektu itd). Przerób go w swój wymarzony kalendarz.
Program MS Word lub notatnik
Zwykły dokument tekstowy w Wordzie. Możesz podzielić go na kilka plików, w których zapisujesz swoje cele, najważniejsze działania, czy bieżące spotkania. Jego wygodą jest to, że możesz mieć np. jeden plik w telefonie, w którym zapisujesz na bieżąco wszystkie swoje pomysły i działania do wykonania, które przyjdą Ci do głowy w trakcie dnia i drugi plik na komputerze, do którego go przepisujesz i później planujesz. Znowu — zrób tak, jak jest dla Ciebie wygodniej.
Jak ja to robię?
Posiadam kilka takich dokumentów tekstowych. W jednym mam zapisane wszystkie swoje cele na najbliższy rok. Drugi mam w telefonie i zapisuję tam wszystkie swoje pomysły i sprawy do załatwienia, które przyjdą mi do głowy w trakcie dnia. Trzeci plik to mój plan działania. Mam tam określone chronologicznie wszystkie swoje cele, które muszę zrealizować, aby osiągnąć swoje cele roczne.
Tak jak pisałem wyżej w przypadku kalendarza, cele z tej listy zapisuję na bieżąco raz w tygodniu (w moim przypadku w niedzielę) w swoim kalendarzu, przypisując każdy mały cel do osobnego dnia. Mam świadomość, że w ten sposób codziennie stawiam chociaż jedną małą cegiełkę w realizacji swoich celów i marzeń.
Ćwiczenie (ok. 20 min):
- Spisz w pliku MS Word kilka swoich celów na najbliższe 12 miesięcy.
- Rozbij każdy cel na kilka mniejszych.
- Posegreguj je chronologicznie, aby wyszedł Ci z tej listy plan działania.
- Raz w tygodniu zaplanuj realizację kilku tych celów w kalendarzu na kolejny tydzień.
Praca w blokach czasowych
Podczas pracy zrób sobie doświadczenie — policz, ile czasu, który przeznaczasz na pracę, faktycznie pracujesz. Kiedy pracowałem jeszcze na etacie, zauważyłem, że przeznaczałem wtedy średnio około 3-4 godzin na pracę podczas 8-godzinnego dnia pracy, co oznacza, że 4-5 godzin po prostu mi uciekało. Reszta czasu najczęściej ucieka wtedy na rozmowy ze współpracownikami, na surfowanie po internecie czy na inne rozpraszacze.
Nie jest ważne czy pracujesz na etacie, czy prowadzisz własną działalność, praca w blokach czasowych pozwoli Ci uniknąć takich sytuacji. Chodzi o to, abyś wyznaczył sobie blok pracy (dopasowany czasowo do Twoich potrzeb), w którym skupiasz się tylko i wyłącznie na pracy, aby była ona jak najefektywniejsza. Przykładowo, pracujesz przez 40 minut, później robisz 10 min przerwy i cykl powtarzasz, ile razy zechcesz.
Jak ja to robię?
Spotkałem się z wieloma teoriami na ten temat. Znam zwolenników pracy w 50-minutowych blokach i odpoczynku po 10 minut, a są też tacy, którzy wolą 30 minut pracy i tylko 5 minut przerwy. Którą wersję zastosować? Jak zawsze i wszędzie, moja odpowiedź brzmi – dopasuj blok pracy do swojego życia i do swoich potrzeb (będę to powtarzał aż do znudzenia 😉 ). Ja stosuję schemat 30 minut pracy i 10 minut przerwy. Taki blok pracy pozwala mi efektywnie pracować, a w przerwach efektywnie się regenerować.
Ćwiczenie (ok. 10 min):
- Zaplanuj 3 różne czasowo bloki na pracę i odpoczynek.
- Zaplanuj w kalendarzu, którego dnia wypróbujesz każdy z wariantów.
- Podczas pracy w danym bloku czasowym, zwróć uwagę na efektywność swojej pracy. Zauważ, czy przypadkiem nie spada ona, kiedy czas pracy dobiega końca.
- Wybierz po zakończonych próbach jeden blok, którym pracuje Ci się najlepiej, ale cały czas zwracaj uwagę na jakość swojej pracy. Twój plan może potrzebować korekty w przyszłości.
Rytuały w planowaniu czasu
Rytuały to potężne narzędzie organizacji czasu dnia. Jest to ciąg kilku czynności, które wykonujesz po sobie w jakimś celu, np. przed spaniem bierzesz prysznic, myjesz zęby, planujesz kolejny dzień, dziękujesz w myślach, za wszystko, co Ci się dziś przytrafiło itd. Rytuały znacznie ułatwiają funkcjonowanie na co dzień. I choć pewnie nie zdajesz sobie z tego sprawy, cały czas je stosujesz. Jeśli myjesz zęby, ruchy szczoteczką zawsze robisz w jakiejś określonej kolejności, którą wyrobiłeś w sobie przez lata. Wkładając buty, zawsze zaczynasz od którejś nogi i wiążesz sznurówki w określony sposób. I robisz o całkowicie nieświadomie. To właśnie moc nawyków, a świadomie stworzony rytuał przekuty w nawyk jest potężnym sprzymierzeńcem.
Jak ja to robię?
Na ten moment, kiedy piszę ten artykuł, mam 2 rytuały — poranny i wieczorny. O nawykach będę pisał jeszcze inny artykuł, natomiast na ten moment ważne jest, abyś wiedział, że każdy rytuał czy nawyk wymaga tzw. zapalnika. To bodziec, który uwalnia nawyk, aby ten działał samoistnie.
W przypadku mojego porannego rytuału zapalnikiem jest wstanie z łóżka. Kiedy tylko wstaję i wyłączam budzik, idę wsypać moim kociakom karmę do miseczek (spróbowałbym tego nie zrobić, a będę namiętnie obserwowany przez cały poranek 😉 ). Myślę wtedy, za co jestem wdzięczny przez ok. 30 sekund, idę później do toalety, a następnie przygotowuję śniadanie. Później medytuję przez kilka minut i sprawdzam swój plan dnia, jednocześnie jedząc śniadanie. I uwierz mi lub nie, ale robię to już automatycznie od kilku miesięcy. Tak rozpoczęty dzień pozwala mi zacząć go pozytywnie i z dużą energią do działania.
Wieczorny rytuał natomiast to ciąg czynności, które wykonuję zawsze po zakończonym dniu pracy. Mam nastawiony budzik na 22.45 (zapalnik), który informuje mnie, że pora kończyć dzień. Myślę wtedy, co zrobiłem dziś dobrze i co mogę zrobić jutro lepiej. Następnie planuję kolejny dzień (to, czego nie udało mi się zrobić dziś, przenoszę z czystym sumieniem na jutro). Później idę do toalety, gdzie myję zęby i kładę się do łóżka ok. 23.15.
To oczywiście przykładowe rytuały. One sprawdzają się u mnie, natomiast u Ciebie bardzo możliwe, że sprawdzi się coś zupełnie innego.
Ćwiczenie. (ok. 10 min):
- Zaplanuj jeden przykładowy rytuał, który pomoże Ci zorganizować dzień (na razie nie więcej niż 3 czynności i nie dłuższy niż 15 minut).
- Zaplanuj, kiedy go przetestujesz.
Podsumowanie dnia
Prosta i skuteczna technika służąca temu, aby wyciągnąć wnioski z obecnego dnia, podsumować, co poszło dzisiaj dobrze, co można zrobić lepiej jutro i zaplanować kolejny dzień. Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, moim zdaniem to absolutna podstawa.
Podsumowanie dnia daje Ci kilka korzyści. Przede wszystkim dajesz sobie informację zwrotną, co zrobiłeś dziś dobrze, a co możesz poprawić. Jeśli coś poszło nie tak, to dobry moment, aby wyciągnąć z tego wnioski i pomyśleć, w jaki sposób jutro możesz zrobić to lepiej. Takie podejście sprawia, że nie kończysz dnia ze świadomością porażek i błędów, a jedynie informacją zwrotną dla siebie.
Jak ja to robię?
Ja zawsze stosuję podsumowanie dnia podczas wieczornego rytuału, gdzie wyciągam wnioski i planuję kolejny dzień. Jeżeli czegoś nie udało mi się zrobić albo nie wyrobiłem się, zawsze przenoszę ten cel na kolejny dzień albo na najbliższy dzień, w którym wiem, że będę mógł to wykonać.
Co ważne, nie wywołuję w sobie poczucia winy w ten sposób. To, że z czymś się nie wyrobiłem albo coś mi się nie udało, traktuję całkowicie w porządku i co wieczór zastanawiam się, co na to wpłynęło. Na bieżąco przyjmuję postawę badacza.
Ćwiczenie (ok. 10 min):
- Zadawaj sobie 3 pytania, co wieczór — Co zrobiłem dziś dobrze? Co mogę zrobić jutro lepiej? W jaki sposób zrobię to lepiej?
- Zaplanuj w kalendarzu zadania na kolejny dzień.
- Wykreśl wszystkie zadania, których nie udało Ci się zrealizować w trakcie bieżącego dniu. To, czego nie udało Ci się zrealizować, przenieś z czystym sumieniem na kolejne dni.
Planuj czas na odpoczynek
To, o czym tak wiele osób zapomina, planując swój czas w ciągu dnia to odpoczynek. Jeśli nie planujesz swojego czasu na odpoczynek, to bardzo możliwe, że nie odpoczywasz. A jeśli chodzi o zarządzanie czasem, moim zdaniem jest to tak ważna jego część, jak planowanie czasu na pracę. Jeżeli planujesz swój odpoczynek, nie dopuszczasz do wypalenia się czy przemęczenia. Twoja efektywność wzrasta, bo działasz na pełnych obrotach przez cały dzień, wiedząc, że na odpoczynek też przyjdzie czas. Dbanie o siebie mocno też wpływa na ogólne poczucie własnej wartości.
Jak ja to robię?
Co wieczór planuję jedną czynność, którą zrobię dla siebie kolejnego dnia. To nie musi być nic dużego. Czasem jest to luźne czytanie ulubionej lektury, a czasem spacer. Ważne, aby było to coś, co sprawi, że faktycznie odpoczywasz i się regenerujesz. Pokazując swojemu organizmowi, że o niego dbasz, on odwdzięczy się lepszą regeneracją i większą motywacją do działania kolejnego poranka czy jeszcze tego samego dnia, podczas kolejnego bloku pracy.
Ćwiczenie. (ok. 10 min):
- Zrób listę czynności, które najbardziej Cię relaksują.
- Na podstawie powyższej listy, zadawaj sobie co wieczór pytanie — Co jutro zrobię dla siebie, aby odpocząć?
- Zaplanuj to w kalendarzu.
Co może Ci stanąć na przeszkodzie w zarządzaniu czasem?
Teraz kiedy znasz już 3 podstawowe zasady tworzenia własnej strategii zarządzania czasem oraz poznałeś kilka narzędzi, które Ci w tym pomogą, przyszła pora na ostatnią część, czyli omówienie sobie przeszkód, które prawdopodobnie będą się pojawiały na Twojej drodze. Uważam, że dwie największe przeszkody, które utrudniają skuteczne zarządzanie czasem to perfekcjonizm i prokrastynacja. Oto 3 ogólne wskazówki, które pomogą Ci sobie z nimi poradzić:
- Staraj się wprowadzać zmiany stopniowo.
Tak jak pisałem w zasadach o wprowadzaniu strategii, jeśli zmiana ma być trwała, powinna być stopniowa. W przeciwnym wypadku jest bardzo duże ryzyko porażki. Zdaję sobie sprawę, że potrzeba natychmiastowej gratyfikacji jest duża, jednak nie daj się jej oszukać. To ta część Ciebie, która chce od razu dostać nagrodę, jednak kosztem Twojej samodyscypliny i wiary w siebie, które mocno ucierpią, jeśli sobie nie poradzisz. Jeżeli chcesz więcej dowiedzieć się na temat wprowadzania drobnych, stopniowych zmian, zapraszam Cię do mojego innego, równie obszernego artykułu, w którym opisuję wdrażanie filozofii Kaizen w życiu codziennym – Kaizen, trwała zmiana małymi krokami oraz do artykułu 100 pomysłów na nawyki i cele metodą Kaizen, w którym znajdziesz sporo inspiracji do wprowadzania małych zmian. - Daj sobie prawo do błędu.
Jesteś człowiekiem, a jako człowiek czasami chorujesz, masz gorszy dzień, zły humor albo zdarzają się jakieś sytuacje losowe, na które nigdy nie będziesz miał wpływu. I całkowicie naturalne jest, że potrzebujesz wtedy czegoś innego niż zapisanie celów w kalendarzu na kolejny dzień 😉
Dlatego daj sobie prawo do porażki. Następnie wyciągnij z niej wnioski i zastanów się, co możesz zrobić lepiej następnym razem. Przez cały czas pamiętaj o podejściu badacza. - Staraj się być dobry, nie perfekcyjny.
Absolutnie żadnej rzeczy nie staraj się robić idealnie. W przeciwnym wypadku stracisz masę energii na detale, które w praktyce nie mają wielkiego znaczenia. Staraj się planować swój czas dobrze, korzystać z narzędzi też dobrze, a zobaczysz, że już samo to będzie miało ogromny wpływ na jakość Twojego planowania, co odbije się bardzo pozytywnie na Twojej efektywności i samopoczuciu. Jeżeli czujesz, że jesteś perfekcjonistą i chcesz sobie z tym poradzić, zapraszam Cię do mojego innego artykułu na ten temat – Perfekcjonizm — Jak sobie z nim poradzić?
Podsumowanie
Teraz kiedy znasz już podstawowe zasady planowania swojego czasu, masz narzędzia, które pomogą Ci nim skutecznie zarządzać oraz znasz sposoby, na radzenie sobie z przeszkodami, możesz ułożyć swoją własną strategię zarządzania czasem.
Kiedy stosowanie wybranych przez Ciebie narzędzi wejdzie Ci już w nawyk, próbuj stopniowo zaspokajać kolejne korzyści z pierwszego ćwiczenia przez stosowanie innych narzędzi albo korygowanie starych. Możesz więc śmiało wracać do tego artykułu co jakiś czas. Zachęcam Cię tutaj do próbowania. Jak najwięcej doświadczaj, eksperymentuj i koryguj. Twoja strategia będzie działała efektywnie tylko wtedy, kiedy będzie dopasowana indywidualnie do Ciebie i do Twoich potrzeb.
W razie pytań pisz śmiało w komentarzu poniżej. Napisz też, z jakich jeszcze narzędzi korzystasz i jakie masz z nich efekty 🙂
